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Mi Farmacia Gestión | Consejos para una buena gestión de las oficinas de farmacia

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Información proporcionada por FEFAC
(Federación de Asociaciones de Farmacias de Cataluña)

El día a día en la oficina de farmacia es complejo, el hecho de combinar la gestión de empresa con la vertiente sanitaria de atención a los pacientes son tareas que requieren cada vez mayor atención por parte de los farmacéuticos. La Federación de Asociaciones de Farmacias de Cataluña (FEFAC), que este año 2020 celebra su 30 aniversario, resume a continuación algunos elementos imprescindibles para facilitar la gestión de la farmacia.

Asesoramiento profesional

La oficina de farmacia es una micro, pequeña o mediana empresa dirigida por un empresario autónomo. Por ello, el primer elemento para una buena gestión es considerarla como tal, asegurando un buen asesoramiento en cuestiones laborales, fiscales y jurídicas que afectan al día a día de la farmacia.

En material laboral, contar con un buen asesor es imprescindible para redactar adecuadamente los contratos, pues son la herramienta que define cómo nos vamos a relacionar, derechos y obligaciones de cada parte, clasificaciones profesionales, despidos, aplicar el derecho laboral y régimen disciplinario, así como la aplicación correcta del convenio colectivo, cosa que no siempre sucede y que puede dar lugar a serios problemas, tanto en lo que respecta a jornadas de trabajo, cuadros horarios, calendarios laborales, registro de jornada, confección de nóminas y redacción de pluses, por ejemplo. También para llevar a cabo todos los trámites relacionados con altas y bajas con la Seguridad Social.

Es también esencial contar con un buen asesor en temas fiscales y contables, que pueda ayudarnos a preparar y tramitar las declaraciones, la contabilidad y obligaciones de las sociedades, además de realizar planificación y trámites en las transmisiones de la oficina de farmacia.

En materia legal farmacéutica, hay que considerar el asesoramiento por parte de profesionales especializados en la problemática de oficinas de farmacia, que conozcan desde dentro el sector y que estén especializados en derecho farmacéutico, para que sepan responder a las particularidades del sector.

Desde la entrada en vigor de la nueva ley de protección de datos es fundamental, además, contar con asesores que ofrezcan servicios integrales. En la farmacia, a diferencia de cualquier otra empresa, es imprescindible la actualización de los consentimientos informados y contratos con encargados del tratamiento, además de contratos de confidencialidad, registros, inventarios e informes periódicos, pues debemos cumplir con los requisitos de máxima seguridad al tratar con datos de salud. También atender la operativa propia de la farmacia, la receta electrónica, SPD, peticiones de vacunas, acciones de marketing y fidelización del cliente, entre otros temas.

Si además la farmacia dispone de comercio electrónico, debe tener en cuenta los avisos legales, los consentimientos informados, la política de cookies, etc. conforme a la normativa vigente aplicable respecto al dominio web, tienda online o blog de la farmacia. Si se dispone de redes sociales, pensar también en la configuración de las políticas de privacidad, el consentimiento informado, autorización, publicación de imágenes en sorteos o actos, etc. que muchas veces se escapan al conocimiento del farmacéutico o de su equipo y que pueden ser resueltos por un consultor o asesor en nuevas tecnologías.

Finalmente, cuando hablamos de asesoramiento para una buena gestión, debemos contar con un profesional en materia de subvenciones y bonificaciones para la oficina de farmacia en el ámbito del comercio o las TIC. La mejor forma de estar informado de las convocatorias y las bases es contar con expertos en la materia, que nos ayuden a realizar los trámites y solicitudes, resolviendo las dudas que puedan surgir y que nos atiendan de manera personalizada, para alcanzar el objetivo o beneficio de las mismas.

Formación

El titular de farmacia debe invertir en su formación y estimular la de sus equipos para ofrecer la mejor recomendación a un usuario cada vez más informado y que demanda las últimas novedades en productos y servicios, pero siempre en base al conocimiento del profesional.

Estar formado permite actualizar conocimientos y mejorar la experiencia para ofrecer un servicio profesional completo y de calidad al paciente y a la persona sana, obteniendo simultáneamente la máxima rentabilidad, pero siempre sin perder de vista que lo esencial es la salud de la persona. Actualmente hay distintas modalidades formativas, y cada farmacia debe escoger la que mejor se adapta a sus necesidades, también en función de los intereses de cada farmacia o de los servicios que esta ofrece.

Las formaciones deben estar orientadas a mejorar la gestión, a actualizar los conocimientos y habilidades sanitarios del titular y su equipo, así como sus habilidades sociales, pues no basta con saber, ya que hay que aprender a escuchar, explicar y motivar. En todo caso, esta formación debe estar orientada a ofrecer mejor consejo desde el mostrador.
Contratar servicios de asesoramiento legal, laboral, digital, protección de datos, subvenciones o formación permite al titular de la farmacia centrarse en otras tareas de dirección y mejorar la eficiencia de los procesos, a la vez que reduce costes.

Fidelización

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El farmacéutico tiene capacidad de actuar en cualquier lugar del territorio, de manera inmediata, sin esperas y sin coste añadido, aportando su conocimiento experto en el medicamento y los productos que recomienda.

Para conseguir una relación estable y duradera con los usuarios finales, la farmacia tiene el reto de mantener la proximidad y la confianza histórica del farmacéutico, ahora con una población cada vez más envejecida, crónica, frágil o dependiente, y también con las personas sanas, que cada vez se cuidan más y piden mayor atención y asesoramiento, todo ello sin perder el control de calidad y trazabilidad, garantizando el buen uso del medicamento, que la oficina de farmacia ha ofrecido siempre

Toda empresa debe establecer su estrategia de fidelización para mantener a los usuarios activos y aumentar la cifra de negocio, teniendo en cuenta que la fidelización empieza desde el primer instante en el que el usuario entra en contacto con la farmacia. En los últimos años, la gestión de la experiencia del cliente se ha transformado en una poderosa herramienta de fidelización.

Digitalización

La oficina de farmacia ha realizado una gran tarea en materia de digitalización en los últimos años, pasando de la gestión manual a la receta electrónica, aunque todavía tiene el reto de conseguir que la comunicación en red de las farmacias permita aportar valor y servicios mediante una mejor comunicación entre los profesionales de la salud y el sistema sanitario.

Igualmente, se enfrenta al reto que supone establecer una relación digital online con los ciudadanos, que conlleve la continuidad de la confianza histórica que se le ha otorgado a la farmacia.

Adaptación

Desde la Federación creemos que las farmacias están preparadas para afrontar cualquier cambio, incluso el cambio climático, y así lo han demostrado a lo largo del tiempo. Por ello, el sector no se puede quedar fuera de las acciones empresariales a la hora de combatir las consecuencias del cambio climático y aplicar los Objetivos de Desarrollo Sostenible que marca la Agenda 2030 de la Organización de Naciones Unidas (ONU), como son promover la igualdad, implantar medidas de reciclaje y gestión de residuos, propiciar un consumo responsable y la eficiencia energética.

Trabajar con planificación

Combinar la gestión de la farmacia con la vertiente sanitaria de atención al ciudadano es una tarea compleja, como decíamos al principio, y solo podemos afrontarla trabajando con planificación.

La falta de tiempo y los imprevistos que van surgiendo en el día a día llevan a los profesionales de la farmacia a buscar sistemas que faciliten las tareas repetitivas, para poder dedicar al paciente la máxima atención. Es importante planificar las tareas y dividir el tiempo entre las tareas de gestión y las sanitarias e intentar cumplir los objetivos. Trabajar con planificación en la gerencia y las tareas sanitarias nos permitirá ofrecer un servicio de calidad, manteniendo siempre la valoración altísima que el ciudadano tiene de la oficina de farmacia, fieles al principio de que la salud es lo primero y de que el medicamento no es un bien de consumo más, sino una importante herramienta para la salud de las personas.

Acción social

La sociedad actualmente exige a las empresas o servicios con quienes se relacionan que retorne parte de sus beneficios y de sus conocimientos para el bien común y de forma altruista. Es una necesidad y una responsabilidad, pero también implica costes que hay que saber gestionar adecuadamente para que se obtenga tanto el impacto social como un retorno para la farmacia. La farmacia, tradicionalmente siempre ha estado ayudando, pero ahora además ha de explicarlo de forma adecuada.

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