Claves del éxito de las entrevistas para la selección de un colaborador de la farmacia

A lo largo del proceso de selección hay que seguir unos pasos necesarios y tomarse el tiempo que haga falta  para estar seguros y no caer en el error de haber contratado demasiado pronto y luego tener que prescindir de la persona demasiado tarde.

Y la entrevista personal es una parte clave de dicho proceso, porque es la técnica más adecuada para un primer contacto con el desconocido que hemos elegido para ser entrevistado, por su currículo, recomendación, etc.

El objetivo de la entrevista es conocer al candidato, observar y valorar su motivación y actitudes, y medir su nivel de competencia para cumplir las funciones que  queramos asignarle y su capacidad de adaptación a la farmacia y entorno de trabajo que tenemos o queremos tener.

El objetivo de la entrevista es conocer
al candidato, observar y valorar
su motivación y actitudes, y medir su
nivel de competencia para cumplir las
funciones que queramos asignarle y su
capacidad de adaptación a la farmacia

Antes de la entrevista

El entrevistador—habitualmente el titular—debe haber definido cuidadosamente los requisitos del puesto vacante, es decir, las especificaciones o deberes del puesto y, sobre todo, las capacidades o competencias de todo tipo de la persona destinada a cubrirlo.

Es esencial determinar el perfil del candidato. Hay que saber cuáles deben ser los conocimientos y cualidades, aptitudes, capacidad de organización, disciplina, grado de implicación y motivación, capacidad de trabajo en equipo, etc.

Asimismo, debe definirse el puesto de trabajo: en qué consiste, sus tareas, funciones, responsabilidades, objetivos, grado de autoridad (los límites de lo que se puede hacer y lo que no se puede hacer) y de quién depende. Todo ello debe explicarse de forma detallada durante la entrevista con el candidato. Es habitual que los errores o malos entendidos tengan su origen en el mismo momento de la entrevista por falta de claridad por ambas partes.

En ocasiones, es conveniente diseñar un formulario de solicitud donde se incluirán detalles de formación, capacitación y experiencia directamente relacionados con el puesto, el cual complementará o suplementará al CV y servirá de apoyo al titular durante la realización de la entrevista.

Para llevar a cabo una entrevista bien estructurada y eficaz el titular debe prepararse en dos sentidos:

1º.- Leer y llevar a la entrevista toda la información disponible del candidato—CV, formulario de solicitud, recomendación externa, etcétera—y formarse una idea inicial.

2º.- Prepararse las preguntas adecuadas para la entrevista con el objetivo de obtener información de:

• Motivos de la solicitud. ¿Qué le ha llevado a presentar esta solicitud? ¿Por qué le gustaría trabajar en esta farmacia?
• Formación. ¿Cuál es su formación? ¿Qué otro tipo de formación complementaria ha recibido? ¿Está dispuesto a completar su formación? ¿Qué idiomas conoce y cuál es su nivel?
• Competencia y experiencia. ¿Cree que está capacitado para este empleo? ¿Cómo ha sido su carrera profesional hasta el momento? ¿Cuál ha sido su experiencia y sus logros en empleos anteriores? ¿Qué tres aptitudes positivas y tres negativas tiene? Otras preguntas del tipo: ¿Qué hacía en el anterior puesto de trabajo?, ¿cuánta gente trabajaba en la farmacia? o ¿qué turnos hacía?, dan una idea de las funciones y responsabilidades que tiene o tenía el candidato.
• Personalidad. Buena presencia, capacidad de automotivación, estabilidad emocional, seguridad, energía y dinamismo, empatía, sociabilidad, discreción, resistencia a la fatiga…
• Liderazgo y trabajo en equipo. Capacidad para trabajar con y/o supervisar a los demás, ambiciones profesionales, capacidad de escucha y persuasión, sentido de la responsabilidad…
• Motivación ¿Le gusta vender? ¿Qué es lo que más le gusta de trabajar en una farmacia? ¿Qué es lo que más le gusta de la anterior farmacia? ¿Y lo que menos?
• Vida personal. Se deben averiguar las prioridades vitales de los candidatos. Los mejores colaboradores son los que equilibran su vida laboral y personal. Por lo tanto, durante la entrevista se debe hablar de los familiares y amigos, aficiones y actividades de ocio.

El titular debe priorizar las preguntas
abiertas sobre las preguntas cerradas

Escenario de la entrevista

• Espacio. En el despacho o lugar adecuado donde se cree un ambiente cómodo que debe mantenerse libre de interrupciones.
• Tiempo. Los expertos indican que la duración media de una entrevista personal es de unos 20-30 minutos, tiempo suficiente para recoger los datos e impresiones necesarios del aspirante.
• Tiempo de espera. Las citas deben organizarse de modo que no se haga esperar a los candidatos demasiado tiempo.

Desarrollo de la entrevista

Las preguntas a realizar al candidato

Los expertos recomiendan realizar más de una entrevista a un mismo candidato. Con ello se consigue verle en diferentes momentos, situaciones, humor, vestimenta, etcétera. En este sentido, puede hacerse primero una entrevista preliminar y luego otra de profundidad. La primera es para revisar y evaluar los méritos formativos y profesionales del candidato mientras que la segunda está más orientada a conocer más a fondo al propio candidato: habilidades, competencia, inquietudes,

En una entrevista es fundamental crear un clima adecuado para su desarrollo. De entrada, hay que conseguir que el candidato se relaje para poder establecer una buena relación de comunicación con él. Es inevitable y normal que el candidato se sienta nervioso: el resultado de la entrevista es importante para su progreso profesional y el entrevistador tendrá que favorecer la desaparición de este nerviosismo.

¿Cómo? El primer paso es darle la bienvenida, de pie, con un apretón de manos y una sonrisa. En lugar de las preguntas trilladas sobre el tiempo o el medio de transporte utilizado es mejor empezar hablando de sus aficiones o intereses. Cuando el titular exhibe un interés real en el candidato puede ayudar muchísimo a establecer una comunicación relajada, primer paso para una entrevista eficaz que cumpla el objetivo previsto.

Hay dos escuelas sobre cómo debe revisarse la experiencia de trabajo del candidato: cronológicamente o de adelante hacia atrás. El primer enfoque tal vez sea el mejor para entrevistar candidatos muy jóvenes que tienen tras de sí sólo uno o dos puestos de trabajo. No obstante, cuando el tiempo apremia, lo lógico es empezar preguntando al entrevistado sobre su trabajo más reciente. Su experiencia inmediata será probablemente de mayor relevancia para el puesto al que está aspirando.

El titular debe priorizar las preguntas abiertas (cómo, por qué) y tratar de evitar las preguntas cerradas que se responden de forma breve y precisa, generalmente con un sí o con un no. A  fin de cuentas el objeto de las preguntas es que el candidato hable y una respuesta a una pregunta abierta siempre aporta más información, siempre y cuando la pregunta no se haya formulado de forma ambigua.

Cuando la respuesta sea excesivamente breve, ampliar la pregunta con expresiones del tipo “Háblame un poco más de esto” o incluso un simple “¿Ah sí—-?” El silencio es una invitación clara a que el candidato siga hablando.

El titular puede estimular a que el candidato continúe hablando a través de su expresión facial, con asentimientos de cabeza o con signos de incredulidad en sus ojos. El tono de voz puede ser también un factor que anime o desanime a seguir hablando.

Además de las preguntas y para ver cómo se desenvuelve en una situación inesperada, pero eminentemente práctica y relacionada con su puesto de trabajo, se puede dar al candidato un par de productos e invitarle a que trate de venderlos al titular como si este fuera un cliente que ha entrado en la farmacia.

Para llevar a cabo una entrevista bien
estructurada y eficaz es esencial revisar
previamente toda la información
disponible sobre el candidato y prepararse
las preguntas

Es aconsejable dejar las preguntas sobre ambiciones personales para el final de la entrevista. Es importante que el candidato sepa cuándo ha concluido la entrevista para que pueda aclarar aquellos aspectos que le puedan generar dudas. En este sentido, se debe invitarle a que haga preguntas sobre el puesto de trabajo, las condiciones etcétera.

Al finalizar la entrevista, hay que tomarse unos minutos para hacer un resumen de la misma. Hay que anotar las sensaciones puesto que las respuestas a las preguntas ya las habremos ido anotando a lo largo de la entrevista. Importante reflejar si creemos que encajará con el equipo, si está dispuesto a hacer guardias, si el tema del horario no será un problema, si el sueldo es más alto o más bajo que el que tenía en su empleo anterior, etcétera.

La información a transmitir al candidato

El titular también tiene su turno para “vender la farmacia” a lo largo de la entrevista. Este es el momento de explicar cómo es la farmacia, cómo desea que se trabaje, cómo quiere que el candidato se integre en la farmacia, cómo es el perfil de puesto que quiere cubrir, cómo se aplican las normas, etcétera.

No es bueno que el titular dé información incompleta. Hay que ser claro y conciso sobre todas las condiciones de trabajo, salario bruto o neto, remuneración fija y variable y su forma de cálculo, número de pagas, horarios, horas extras, fines de semana, formación, guardias, posibilidades de aumento de sueldo (en cuánto tiempo y en función de qué), etc.

Si piensa contactar con las farmacias en que ha trabajado anteriormente el candidato hay que decírselo claramente y pedirle el nombre de los titulares. Por último, informe a los candidatos del período de tiempo que cree que durará la selección y también de que les llamará tanto si es para incorporarlo como si es para decirles que no se encuentra entre los finalistas

Consejos para el titular

¿Qué debe hacer?

• En primer lugar, tener las ideas muy claras del tipo de persona y profesional que busca para así orientar la entrevista de forma adecuada.
• Tomar notas a lo largo de la entrevista excepto en aquellos momentos en que el candidato esté muy estresado; con ello se está demostrando interés en lo que está diciendo.
• Hacer que el candidato se sienta cómodo y relajado en la medida de lo posible para que muestre lo mejor de sí mismo.
• Practicar la escucha activa. La escucha activa supone escuchar y entender la comunicación desde el punto de vista del que habla y abarca la capacidad de saber leer los sentimientos o pensamientos que subyacen a lo que está diciendo.
• Prestar atención no sólo a lo que dice el candidato sino cómo lo dice.
• Prestar atención al lenguaje no verbal. El lenguaje no verbal supone más del 90% de lo que decimos (gestos corporales y tono de voz). Analizar los movimientos, gestos, miradas y posición en el espacio del entrevistado.
  Observar si se siente cómodo ante las preguntas, cómo reacciona ante ellas y como se mueve físicamente cuando da las respuestas (gestos, miradas, posturas). Los movimientos son importantes porque delatan nervios, seguridad, comodidad, medias verdades.
• Asegurarse de que el candidato entiende perfectamente bien las preguntas que se le formulan.
• Mantener el control de la entrevista en todo momento, permitiéndose pequeños paréntesis si ayudan a mantener la sensación de una buena relación de comunicación. En síntesis, mostrarse cercano pero transmitir liderazgo.

¿Qué debe evitar?

• Evitar mostrar excesivo acuerdo o desacuerdo con las opiniones expresadas por el candidato.
• No caer en la trampa de hablar excesivamente de uno mismo o de la farmacia. Hay diferentes opiniones acerca del ratio razonable de charla entrevistador/candidato. Algunos expertos indican que el tiempo de charla del entrevistador debería ocupar tan solo un 20% del tiempo. En cualquier caso, superar el 50 por ciento del tiempo de la entrevista es sin duda excesivo y absolutamente desaconsejable.
• No efectuar preguntas que lleven implícita la respuesta. Por ejemplo, “¿Estás a favor de. . . . .?
• Evitar juicios instantáneos a primera vista y dejar la mente abierta a la exhibición de las cualidades del candidato o a la ausencia de ellas a lo largo de toda la entrevista.
• No saltar a la conclusión de la respuesta que el candidato está tratando de dar. Dejar que sea el mismo el que llegue a ella por sus propios medios.
• No interrumpir innecesariamente. Dejar que el candidato hable y darle tiempo a que complete sus respuestas, incluyendo una pausa al final para confirmar que efectivamente ha terminado.
• No “desconectar” mentalmente, en especial cuando un candidato demuestra en una primera parte que no es la persona adecuada: la experiencia demuestra que puede recuperarse a medida que la entrevista avanza.

La entrevista de trabajo tiene lugar porque hay unas expectativas que cubrir, por ambas partes: el farmacéutico, cubrir un puesto de trabajo con unas condiciones y unos requisitos; el candidato, hacerse con el trabajo ofreciendo su profesionalidad y entrega.
Se trata ni más ni menos de que ambas expectativas queden cubiertas y de que ambas partes sean capaces de transmitirse mutuamente el deseo de la una por la otra.