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Punto de venta | La información contable en la oficina de farmacia: el balance de situación

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Cualquier actividad empresarial genera una serie de transacciones que conviene registrarlas de forma adecuada para posteriormente disponer de información para una correcta toma de decisiones. Y este es, sin duda, un aspecto importante: Tener herramientas que nos permitan gestionar el negocio de la forma más adecuada posible, tanto ahora, que podemos definir la situación como “complicada”, como en una época “normal”, donde también debemos asegurarnos de que nuestro negocio es eficiente.  

Así, el análisis de estados financieros, de la contabilidad, es un instrumento de trabajo tanto para los directores o gerentes financieros como para otros profesionales vinculados a la gestión de un negocio, mediante el cual se pueden obtener índices y relaciones cuantitativas de las diferentes variables que intervienen en los procesos operativos y funcionales de las empresas y que han sido registrados previamente en la contabilidad. Ello permite conocer de una manera más profunda a la empresa, ayudando a alcanzar mejor sus objetivos, ya sean éstos los de obtener más beneficios, proporcionar productos y servicios de mejor calidad, reducir costes o incrementar objetivos sociales.

Y, ¿cuáles son los estados financieros de un negocio? El balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y el estado de flujos de efectivo serán los elementos básicos, pero no los únicos, que deben ser analizados para realizar un estudio completo de la situación patrimonial y financiera de la empresa.

Cuando decimos “no los únicos” nos estamos refiriendo a otro tipo de información, interna y externa, de la farmacia que puede resultar útil, e incluso necesaria, para interpretar correctamente los datos obtenidos y la evolución de la misma, mediante el análisis correspondiente (productividad, entorno legal, entorno económico, evolución demográfica de nuestra área de influencia, etc.).

Antes de desarrollar en detalle los estados financieros de la oficina de farmacia y referirnos sucintamente a algunas metodologías de análisis de cada uno de ellos, quisiéramos plantear una premisa imprescindible: Que los datos que se recojan para realizar el análisis sean ciertos y adecuados. Puede parecer una premisa “absurda”, pero es imposible analizar la salud financiera de nuestro negocio si carecemos de dicha información, en calidad y en oportunidad.

 

 

¿Qué quiere decir para los economistas el término de oportunidad referida a la información? Tenerla en el momento “oportuno”. Creemos que los gestores deben cambiar su mentalidad hacia la información contable. Mi experiencia me dice que en demasiadas ocasiones, los responsables de oficina de farmacia facilitan datos a sus gestores porque ellos se lo piden; pero en esta labor de facilitadores acaba su relación. ¿Por qué? Posiblemente porque en demasiadas ocasiones se entiende la contabilidad como un “mal necesario” para poder calcular el beneficio y pagar impuestos….si no existiera Hacienda, ya no haría falta tener contabilidad…

Este punto lo consideramos fundamental. La contabilidad, junto a otros recursos de información, debe facilitar datos sobre la marcha de la empresa y, por lo tanto, debería ser analizado por el propietario de la oficina de farmacia de forma “oportuna” (a tiempo). Sin duda, si la información está bien preparada y el lector sabe interpretarla, la gestión mejoraría, o al menos, las decisiones serían fijadas de forma menos intuitiva.

Tras esta primera introducción, pasemos a describir que es el balance de situación y la información que aporta (y cual no…).
El balance de situación está siempre referido a una fecha determinada (31 de diciembre de 2013, por ejemplo) y es el estado financiero que muestra la situación económico-financiera de la oficina de farmacia en una fecha determinada, a través de tres grandes componentes: activos, pasivos y patrimonio neto.

En la Figura 1 observamos la estructura de un balance de situación.

 

 

En el mismo podemos observar que a “izquierda”, tenemos el ACTIVO, o sea, todos los bienes y de la empresa. Por lo tanto, cuando nos referimos a los activos son las propiedades tangibles (locales, existencias, mobiliario, equipos informáticos) que vamos a utilizar durante varios años y que, por lo tanto, corresponde a nuestras inversiones. También tendremos en nuestro activos las existencias o mercaderías, productos que hemos adquirido para su posterior venta, que esperamos se produzca en el menor plazo posible. También forma parte de nuestros activos los derechos al cobro por ventas realizadas y aún no cobradas, así como nuestros saldos en tesorería, el “líquido” que tenemos en caja. Por lo tanto, el Activo recoge “valores” de los que disponemos.

Por otra parte, a la “derecha”, tenemos las deudas de la empresa y el patrimonio de la misma. La “izquierda” ha de ser igual a la “derecha”. ¿Por qué? Por dos motivos: El primero porque la mecánica contable de asientos en el momento de recoger las transacciones contables nos conduce inexorablemente a este equilibrio; y, en segundo lugar, de forma más lógica, porque el valor de los activos que tenemos, o bien los debemos (importe de las deudas), o bien no los debemos porque son nuestros (valor del patrimonio neto).

En este punto es importante no confundir dos conceptos que frecuentemente se utilizan de forma incorrecta. No es lo mismo disponer de “propiedades” (bienes en el activo, que pueden estar pagadas o no), que disponer de “patrimonio” (que es el importe de nuestros activos que no debemos a nadie, y, por lo tanto son “nuestros”). Es importante tener propiedades, pero más importante es tener patrimonio…
En la Figura 2 mostramos el balance de situación, pero con un mayor nivel de detalle.

 

 

 

En la misma podemos observar dos aspectos importantes. En primer lugar, el activo muestra, como de alguna forma ya anticipábamos anteriormente, en qué ha invertido la farmacia; mientras que en la derecha se observa de donde proviene la financiación. Por lo tanto, nosotros, como analistas, leyendo la izquierda o la derecha del balance obtendremos información sobre una de estas dos variables en función de nuestra problemática.

En segundo lugar observamos que existe una diferencia entre los conceptos clasificados como activos corrientes y no corrientes, y los pasivos corrientes y no corrientes. En contabilidad existe un acuerdo en fijar esta separación entre corriente y no corriente, entre corto plazo y no corto plazo, en 12 meses. Por lo tanto, todos los activos que preveamos, razonablemente, que se convertirán en tesorería en un plazo inferior a 12 meses figurarán en el activo corriente y, en caso contrario, como activo no corriente. Homogéneamente, las deudas que preveamos satisfacer en un plazo inferior a 1 año las clasificaremos como deudas (pasivos) corrientes y son a un plazo superior como pasivos no corrientes.

Si en base a esta figura analizamos el activo vemos que tenemos activos no corrientes correspondientes a activo material (tangible, locales, mobiliario, etc.); activo intangible (patentes, licencias, fondo de comercio, etc.) o bien financiero (inversiones financieras con vencimiento superior a un año). Dentro del activo no corriente encontramos las existencias (medicamentos valorados a precio de coste, no de venta), cuentas de realizable (cuentas a cobrar, como por ejemplo, el importe pendiente  de cobro de CATSALUT), y las cuentas de efectivo.
Como anteriormente decíamos, el activo ha de ser igual a la suma del pasivo y del patrimonio neto, pero… ¿ha de mantenerse, de forma general y/o aproximada, alguna proporción entre las diversas partes del balance de situación?

 

 

 

No es objetivo del presente artículo hacer un análisis detallado de todas las posibilidades existentes, pues por un lado se dan muchos conceptos y/o situaciones especiales a considerar y, por otra parte, cualquier empresa es un “mundo” diferente de difícil parametrización a priori. En cualquier caso, dos reflexiones generales a considerar.

En primer lugar, debe haber un cierto equilibrio entre los activos no corrientes y el importe correspondiente a la suma de patrimonio neto y pasivo no corriente. Dicho en otras palabras, los activos que “duran” más de un año han de financiarse con recursos que “han de devolverse” a más de un año; para no generar tensiones de tesorería. En el fondo, no es más que un principio de sentido común; no financiar, por ejemplo, la adquisición de la farmacia con una póliza de crédito a 12 meses.

Una segunda reflexión sería el de mantener un cierto equilibrio entre el nivel de deudas de nuestro pasivo y el nivel de nuestro patrimonio neto.

Es decir, que nuestro nivel de endeudamiento (relación de lo que debo con lo que no debo), no sea muy elevada; de forma que dispongamos de una solvencia correcta de cara a nosotros mismos como propietarios/gestores y de cara a terceros, especialmente proveedores de existencias y entidades financieras.

Y quisiéramos acabar el presente artículo precisamente con el desarrollo conceptual de esta nueva expresión aportada en el párrafo anterior, la solvencia.

Podemos definir solvencia desde dos perspectivas diferentes y, a la vez, complementarias. Por un lado la llamada solvencia de liquidez, que sería aquella que nos permite afrontar nuestras obligaciones de pago de forma regular y puntual. Y, por otra parte, la solvencia patrimonial, como aquella que nos permite disponer de un elevado valor de nuestros activos como garantía de nuestras deudas. Ambas, como decíamos, son diferentes y complementarias. Es posible que tengamos muchos activos y pocas deudas, pero que nuestros activos sean poco líquidos (no los tenemos en tesorería), como podría ser el tener unas grandes instalaciones y/o un gran volumen de cuentas a cobrar. Y ello, ¿qué supondría? Que pese a ser “solventes”, no podemos pagar nóminas, por ejemplo. Y podría darse el caso contrario, tener una liquidez adecuada y poder atender nuestros pagos, pero no disponer de bienes no exigibles por si en alguna circunstancia atravesáramos por problemas. Sin duda, un buen equilibrio entre ambas solvencias es la situación deseable.

En los próximos artículos analizaremos los principales aspectos vinculados a los dos apartados adicionales que forman parte de los estados financieros, la cuenta de pérdidas y ganancias; y el estado de tesorería. •

 

Fernando Campa

Profesor del Departamento de Gestión de Empresas

de la Universitat Rovira i Virgili y del MGOF

(Máster de Gestión de Oficina de Farmacia ) del COFB.

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