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Punto de venta | Reuniones con tu equipo: Una excelente herramienta de gestión y de motivación

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Ahora bien, una cosa es saber que has de motivar al Equipo y otra es saber cómo hacerlo. Una de las formas para conseguir esta implicación y motivación deseadas son las reuniones. Eso sí, reuniones con sentido, con contenido, ya que corremos el riesgo de conseguir el efecto contrario si llevamos a nuestro equipo a una reunión o serie de reuniones donde tengan la sensación de estar perdiendo el tiempo.

Un elemento clave para sacar el máximo provecho de las reuniones es la confianza. Confianza en el equipo. Y esta confianza implica poder dar cifras de la farmacia que no todo el mundo está acostumbrado a compartir. Confianza para hablar de tú a tú, para pedir y también para dar.

 

 

La reunión anual

Y, ¿cómo empezamos? ¿De qué hablamos en la primera reunión? Una forma de iniciar el hábito de las reuniones es una reunión clave, la reunión anual. En esta reunión analizaremos todo lo que afecta a nuestra Farmacia.

Esta es una reunión que debemos preparar especialmente y que ocupará bastante tiempo, sobre todo la primera vez que la realizamos.

En la reunión anual debe participar todo el equipo. En ella analizaremos nuestro entorno y nuestra farmacia, empezando desde aspectos generales hasta llegar a los particulares y específicos.  

Como temas generales, revisaremos nuestro entorno, a nivel europeo, en España, en nuestra Comunidad Autónoma, en nuestra ciudad y en nuestro barrio. Los aspectos a tratar están relacionados con la economía, la situación política, el paro, etc., todos aquellos aspectos que puedan influir en nuestra farmacia.

A continuación analizaremos nuestro entorno más próximo, el sector salud, analizando la Sanidad, el mercado farmacéutico, las farmacias, etc., a modo de ejemplo, leyes, noticias, evolución de los mercados…

Toda la información es útil para que todo el equipo sea consciente de cuál es la situación real de nuestro entorno y ver cómo afecta a nuestra farmacia.

El segundo punto a tratar en esta reunión anual es la situación de nuestra farmacia y, dentro de nuestra Farmacia, empezaremos por los datos económicos. Entre otros puntos, podemos destacar:

–          Facturación anual y su evolución en los últimos años.

–          Facturación por segmentos:

  • Venta medicamentos prescripción (con receta SNS, Privada, sin receta).
  • Ventas medicamentos publicitarios.
  • Ventas categorías:
    • Corporal.
    • Capilar.
    • Dermofarmacia.
    • Ortopedia.
    • Veterinaria.
    • Homeopatía.
    • Fitoterapia.
    • Dental.
    • Infantil.

–          Evolución de cada uno de estos segmentos en los últimos años.

–          Ticket medio y su evolución.

–          Operaciones que realizamos de media al día y su evolución.

–          Análisis de estacionalidad:

  • Meses: en qué meses del año se vende más y en cuáles menos.
  • Semanas: cómo evolucionan las ventas en función de la semana dentro del mes.
  • Días: lo mismo en función del día de la semana.
  • Horas: vendemos más o menos en función de la hora del día.

–          Rentabilidad:

  • Margen general y su evolución en los últimos años.
  • Margen comercial y su evolución.
  • Análisis del margen y su evolución en función de los diferentes segmentos que hemos visto con anterioridad.
    • Margen medicamentos de prescripción.
    • Margen medicamentos publicitarios.
    • Margen resto de categorías.

Si realmente tenemos la confianza suficiente en nuestro equipo para que todos sepan cuánto factura la farmacia y qué margen tiene, también debemos ser capaces de compartir qué aporta cada uno de ellos a la Farmacia, aunque evitando poner a nadie en evidencia:

–          Ticket medio de cada uno y su evolución.

–          Operaciones que realiza cada uno de media al día y su evolución.

–          Análisis si en el equipo hay estacionalidad y si cuadra con la de la farmacia:

  • Meses: en qué meses del año vende más y en cuáles menos.
  • Semanas: cómo evolucionan las ventas en función de la semana dentro del mes.
  • Días: lo mismo en función del día de la semana.
  • Horas: vendemos más o menos en función de la hora del día.

Una vez hemos visto en qué situación estamos, nuestro punto de partida, debemos definir a dónde queremos ir. Marcarnos unos objetivos para el próximo año.

En primer lugar debemos repasar qué queremos ser. Nuestra filosofía como farmacia, nuestra misión, nuestros valores. Nos hemos de asegurar que todo el equipo entiende y comparte nuestra filosofía. No tendría sentido que queramos un tipo de farmacia y que nuestro equipo tenga una visión diferente o que no se alinee con ésta.

A continuación debemos marcarnos los objetivos numéricos para el próximo año. Desarrollamos este punto  igual que en el anterior, desde lo general a lo particular. Cuánto debe facturar la Farmacia y con qué margen, y distribuir esta facturación para cada uno de los segmentos que hemos visto anteriormente. En qué segmentos queremos crecer y cuánto.

 

 

«Es importante tener claro qué tipo de reuniones

queremos hacer. Si son unidireccionales,

las reuniones se pueden transformar

rápidamente en una obligación y

conseguiremos un resultado contrario

al que buscamos»

 

 

Una vez tenemos claros los objetivos generales para el próximo año nos centraremos en el plan de acción. En este punto proponemos una serie de acciones para cada segmento, que nos ayuden a conseguir los objetivos. Ahora debemos decidir cuál es la participación del equipo en el diseño de estas acciones.

Una forma relativamente fácil de implicar al equipo es proponiéndoles, antes de la reunión anual, que sugieran acciones para cada segmento. Repartimos los segmentos entre el equipo y damos un plazo razonable para que cada uno prepare 2-3 ideas de acciones que nos pueden ayudar a alcanzar los objetivos. En una segunda reunión revisamos todas las ideas y de forma conjunta escogemos cuales llevar a cabo.

Es importante tener claro qué tipo de reuniones queremos hacer. Si son unidireccionales, las reuniones se pueden transformar rápidamente en una obligación y conseguiremos un resultado contrario al que buscamos. Por otro lado, si conseguimos que nuestros colaboradores participen, las reuniones serán más productivas y más amenas para todos.

Ya tenemos una propuesta de plan de acción. Ahora debemos decidir cuándo aplicamos las acciones y el papel de cada uno en éstas. Del mismo modo hemos de programar una serie de reuniones que tendrán como objetivo la revisión de estas acciones. Una buena herramienta es nombrar un líder para cada acción que será quien realizará el seguimiento de la misma y quien preparará dicha reunión analizando los resultados y el papel realizado por cada uno de los miembros del equipo.

Por último debemos dedicar un tiempo a marcar las normas de convivencia en la farmacia. Hasta ahora lo más normal es que el titular haya definido estas normas. Aceptemos propuestas. Que cada uno pueda exponer sus ideas, cosas que cambiarían o añadirían.

En toda la reunión debemos fomentar la participación de nuestros colaboradores y escuchar con atención sus intervenciones.

Una vez consensuado todos los puntos tratados en la reunión anual debemos realizar  una serie de reuniones individuales para revisar sus datos del último año, añadiendo un análisis cualitativo a los datos meramente cuantitativos. En definitiva, se trata de analizar sus resultados, su actitud, implicación, etc.

Una de las preguntas que surgen es cuándo realizar esta reunión anual. Una reunión como la que acabamos de plantear requiere unas cuantas horas y, como tiene que asistir todo el equipo, tenemos que solucionar la disponibilidad de los colaboradores.

Aquí tenemos varias opciones. Dedicar un día de fiesta que el equipo debe recuperarlo en un futuro o dividir la reunión en varias sesiones de un par de horas cada una. Una buena opción es dedicar un domingo por la mañana y acabar con un almuerzo conjunto.

Otra de las preguntas es dónde realizarlas. Cada farmacia es un mundo. Si tenemos un espacio suficientemente cómodo en la propia farmacia podemos hacerlo allí, pero lo mejor suele ser salir del ambiente habitual para esta reunión anual y buscar algún lugar alternativo para realizarla. Es sólo una reunión al año.

No hace falta recordar que estas reuniones pueden estar “patrocinadas” por cualquiera de nuestros proveedores habituales. De esta forma ellos ganan un tiempo en el que todo el equipo está presente y nosotros no podremos utilizar la excusa del coste para no realizar la reunión.•

 

Reunión anual personal

Lo ideal es hacerla, siempre que sea posible, el mismo día que la reunión general. En el caso que sea imposible por tiempo, por número de colaboradores, etc., debemos programarlas en los días inmediatos a la reunión anual.

Una vez más estas reuniones deben ser bidireccionales dando la oportunidad a todos y cada uno de los colaboradores de dar su versión, mostrar sus inquietudes y consensuar  los próximos pasos.

Es en esta reunión donde debemos marcar a cada colaborador unos objetivos, tanto cuantitativos como cualitativos.

 

Reuniones trimestrales

Durante el resto del año deberíamos programar reuniones trimestrales en las que repasaremos todos los puntos tratados en la reunión anual.

El esquema es el mismo pero con los datos actualizados a cierre del trimestre comparados con los objetivos marcados. No hace falta decir que en dichas reuniones volveremos a tener una parte general con todo el equipo de la farmacia y una parte individual con los integrantes del equipo.

 

 

«En toda la reunión debemos fomentar

la participación de nuestros colaboradores

y escuchar con atención sus intervenciones»

 

 

Es en estas reuniones trimestrales donde podemos ir viendo si nuestras previsiones han sido correctas, si el equipo se ha adaptado al plan de acción y lo está implementando correctamente. Seguro que surgen nuevas ideas, aportaciones y/o variaciones del plan de acción que pueden mejorarlo.

Estas reuniones deberían ser relativamente ágiles, no más de 2-3 horas de duración.

 

Los lunes, reunión

Pero no todas las reuniones han de ser números, objetivos, etc… Podemos iniciar cada semana con una reunión de corta duración donde revisar lo acontecido la semana anterior y preparar la semana.

A nivel de números sólo deberíamos revisar las promociones que actualmente tengamos en funcionamiento: cómo están funcionando, cómo podemos mejorarlas, oportunidades que han podido surgir, etc.

En esta reunión semanal podemos añadir temas de interés general que no tendría sentido que estuvieran en una reunión de revisión general del negocio. Nos referimos por ejemplo a la formación. Una acción muy interesante es organizar que cada uno de los miembros del equipo se prepare un tema semanal. Si el equipo es muy grande, lo dividimos por semanas.

Escogemos un tema o producto y el colaborador debe explicar a todo el equipo tanto el producto como ideas que haya recopilado dentro y fuera de la farmacia para ayudar a incrementar las ventas del mismo.

De esta manera conseguimos varios objetivos: formamos al equipo, no sólo en el producto en sí, sino también en técnicas de ventas, aportamos nuevas ideas y nuevas visiones, nos obligamos a mirar fuera (a otras Farmacias y a otros establecimientos), etc.

La reunión semanal no debe irse más allá de una hora y media como mucho si hay suficientes temas a tratar.

 

Entre reuniones

Hemos visto que en las reuniones semanales no debemos dedicar demasiado tiempo a los números. Ahora bien, si queremos tener más probabilidades de alcanzar los objetivos que nos hemos marcado, debemos encontrar la manera de tener informados a los miembros del equipo y de mantener la ilusión y la implicación.

Una de las formas más habituales es aprovechar la rebotica. Podemos reservar una pared con buena visibilidad como “tablón de anuncios” y en él colgar la planificación de reuniones, el resumen de acciones acordadas, datos de cómo evolucionan estas acciones, los acuerdos programados, etc.

Si queremos crear competencia sana, podemos aprovechar este espacio para colgar el ranking de resultados en cada una de las acciones en marcha.

 

Metodología de las reuniones

El último punto es planificar el resto de reuniones para todo el año, tanto las generales como las individuales. Es importante dejar claro que la asistencia a todas las reuniones es obligatoria.

Lo ideal es entregar a cada colaborador un resumen o acta de todo lo tratado, con el plan de acción general, el personal y los objetivos marcados.

 

Vencer resistencias

Si no tenemos la costumbre de hacer reuniones los primeros pasos no serán fáciles. Para entrar en esta dinámica primero hemos de vencer nuestras propias resistencias, nuestros propios miedos.

Confianza es la clave. Confianza en nuestro equipo, no sólo para enseñar los números de la farmacia, sino también para escuchar sus opiniones y para creer que pueden implementar correctamente el plan de acción acordado.

La resistencia más habitual es la de retrasar y cancelar reuniones por la falta de implicación del equipo. Si no ven la utilidad o lo entienden como una obligación, entraremos en un bucle en el que acabaremos por hacer reuniones sin resultados, aburridas y que se irán dilatando en el tiempo.

Para ello debemos dedicar tiempo a preparar las reuniones, facilitando la información de la forma más amable posible, si podemos utilizar una pantalla y ver los datos en la misma es mejor que si damos los datos de viva voz sin ningún tipo de soporte. De esta forma facilitamos que todos entiendan la información presentada.

A partir de entonces podemos pedirles que cuando traigan algo preparado también lo hagan de esta forma para hacer la reunión lo más cómoda posible.

En definitiva, un equipo motivado e implicado facilita alcanzar los objetivos marcados, y las reuniones son una herramienta de gestión clave para involucrar a nuestro equipo en el día a día y, lo más importante, en el futuro de la Farmacia. Lo importante es empezar, liderar la adquisición de este hábito y, una vez adquirido, podemos ir delegando poco a poco partes de la organización de estas reuniones en los miembros del equipo.•

 

Jordi Ferrer. Farmacéutico

Director comercial market in red

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