Esto es lógico porque nuestra formación académica es farmacéutica y porque hablar de lo nuestro, que es la construcción del medicamento, es lo que nos da sentido y plenitud al desarrollo de nuestra profesión. Luego podremos referirnos y dedicarle algo más de tiempo al marco legal que nos condiciona su elaboración, algo menos de tiempo a los aspectos concretos en el desarrollo documental, y muy poco tiempo dedicado a la dispensación e información al paciente, sin darnos cuenta que en la historia de la elaboración de un medicamento cobra igual importancia en todos sus aspectos prácticos, ya sean galénicos, legales o administrativos.
Existen muchos factores condicionantes que acompañan a la ejecución de una fórmula o preparado medicamentoso, que no por ser secundarios son menos importantes a la hora de obtener un resultado óptimo, pudiendo marcar la diferencia entre el buen o mal hacer. Me voy a ir refiriendo a todos y cada uno de ellos, de una manera práctica y real, a folio en blanco, evitando escribir de oídas o haciendo corta pegas de temas ya escritos previamente.
En primer lugar yo distingo cuatro tiempos de actuación o grandes bloques diferenciados en la elaboración de un preparado farmacéutico, en términos generales y conceptuales.
Estos son:
La recepción, la edición documental, la ejecución propiamente dicha y su envasado o acondicionamiento, y la dispensación.
Intentaré irlos desgranando cada uno de ellos, basándome en nuestro conocimiento práctico, como aporte al compañero farmacéutico que encuentre alguna idea interesante de mejora o aplicación.
Recepción del encargo de elaboración
El encargo en la elaboración de un preparado nos puede llegar a nuestra farmacia en el mostrador. Es el más habitual. Dispondremos de un formulario o protocolo de recepción para pedir a la persona que nos hace el encargo algunos datos complementarios, como es la fecha de nacimiento y el DNI del paciente, además de cualquier detalle que nos pueda servir de referencia o complemento a la prescripción si observamos que no viene cumplimentada por el prescriptor en el caso de receta privada. Es normal que en ese momento de la recepción haya que pactar fecha de entrega y presupuesto. La persona de nuestro equipo que está atendiendo en ese momento el encargo tendrá que fijar esos parámetros o consultarlos con quien corresponda en el interior de la farmacia para dar una respuesta en el momento o posponerla cuando tenga los datos suficientes. Es por ello que en todos los casos tendremos que pedir un teléfono de contacto que igualmente anotaremos en nuestra hoja de protocolo de recepción.
Pero nos puede llegar el encargo por mail o por fax. Igualmente procederemos, aunque en estos casos nuestras preguntas para completar la recepción tendrán que ser vía telemática. En el caso del fax es un recurso de encargo tedioso y anticuado, pues con frecuencia recibiremos los datos poco legibles, pues ya no dependemos de nuestra máquina sino del aparato emisor, de su calidad y mantenimiento de uso. Además, salvo que hagamos un escáner posterior para almacenarlo informáticamente, este papel quedará enterrado en archivo junto con el resto de los documentos formato papel, mientras que el mail permite una fácil contestación de recibo y su posterior archivo informático. Siempre evitaremos los encargos telefónicos, pues las palabras se las lleva el viento, no quedando ninguna constancia documental en caso de duda o error, con lo que el posible fallo está a la vuelta de la esquina. En el caso de las farmacias elaboradoras a terceros este será el procedimiento habitual; el escáner de la prescripción acompañado de la solicitud de elaboración. En este caso la fecha de entrada del encargo no tiene porqué coincidir con la fecha de recepción. Por ejemplo; la farmacia que hace el encargo por la noche a puerta cerrada, o de 24h. de apertura que lo hace igualmente por la noche, mientras que la farmacia elaboradora quizás lo recepcione la mañana del día siguiente. Dos fechas; la de entrada y la de recepción. Aspecto importante este, sobre todo si hay un fin de semana por medio y si el preparado tiene un mayor o menor grado de urgencia.
Tanto en un caso como en otro tendremos que codificar esa entrada, bien en el mostrador con un número propio de contraseña, o bien si el encargo es de una farmacia a terceros, con un número codificado que haremos constar igualmente.
Todos estos acontecimientos marcan un tiempo de entrada y una persona que lo recepciona y que tendrán que quedar reflejados en la hoja o protocolo de recepción.
El tipo de receta podrá ser con cargo al sistema público formato papel, receta electrónica, o receta privada, pudiendo ser en este último caso de uso humano o animal, mientras que el tipo de fórmula podrá ser fórmula magistral, preparado oficinal o cosmético individualizado. Tendremos que asegurarnos bien de que los datos del prescriptor son los correctos y que es legible su número de colegiado. Siempre podremos contrastarlo o conseguir este número, vía internet, a través de la base de datos pública del colegio de médicos correspondiente. Me refiero genéricamente al prescriptor como médico, odontólogo, podólogo o veterinario. En este último caso cobra importancia esta distinción, pues la ley a aplica algunas circunstancias particulares.
Al final, y para concluir este primer bloque, habrá una fecha de entrada y una fecha de recepción, que puede coincidir o no con la primera, una fecha pactada de entrega, un posible presupuesto prometido, y siempre una persona responsable de su recepción, quedando todo por escrito.
Edición documental
Es la parte donde creamos y/o editamos todo el soporte documental de la fórmula. El PNT de la fórmula tendremos que crearlo o ya figurará en nuestro sistema informático, por ser fórmula repetida. Afortunadamente el tiempo corre a favor de esta última circunstancia al irse ampliando nuestro “fondo de armario” a medida que nos van llegando con el tiempo fórmulas diferentes. Tendremos que crear la guía de elaboración, bebiendo de los datos aportados por su vinculación informática al PNT correspondiente, el prospecto o información escrita al paciente, la etiqueta, y si procede, el documento correspondiente de entrega a la farmacia a terceros que nos lo encargue. En este punto cobra vital importancia la persona editora, pues marca unos parámetros fundamentales como son: la fecha de caducidad, el precio y las condiciones de almacenamiento en frío o no, basada esta información en el histórico o en las fuentes bibliográficas, yendo reflejado todo esto en la documentación, así como otros aspectos administrativos; como es el marcar el código informático según forma farmacéutica, si el importe se mete en la cuenta que tenga el paciente o se pagará en efectivo, o si se recogerá en mostrador o habrá que mandar el preparado.
Estos acontecimientos nos generarán unos apuntes y unos números de registro que serán el correspondiente al apunte en el libro recetario, el número de guía de la fórmula y el número de envío si es encargo a terceros. Todo ello para asegurar la perfecta trazabilidad para su posible reconstrucción histórica.
En este bloque nos encontramos con una fecha de edición y un editor documental que igualmente tendrá que quedar reflejado donde corresponda.
Ejecución de la fórmula
Con todos los papeles pasamos a la elaboración propiamente dicha de la fórmula, donde, al igual que en la recepción y edición documental, puede que sea la misma persona o diferente la que la ejecute.
Incluyo en este apartado el acondicionado o envasado de la fórmula, pues disponemos del material previamente impreso en la fase anterior, como es la o las etiquetas, el PVP, codificaciones y prospecto.
Llegado a este punto es importante indicar la posibilidad de tener que avisar al paciente, familiares o farmacia dispensadora de que su encargo ya está preparado, bien por msm, teléfono, whatsapp o mail, según acuerdo previo materializado en la fase de recepción o por contrato a terceros.
Al igual que en fases anteriores, nos aparece en escena una posible persona ejecutora, con su fecha y hora de elaboración, que igualmente quedará registrada.
Dispensación del preparado
Con todos los datos y documentación preparada anteriormente llegamos a la última fase que es la dispensación propiamente dicha.
Otra posible fecha y hora diferente, otra persona en el mostrador, o no, dependiendo de la magnitud de la farmacia, porque es posible que haya turno de tarde o de mañana, o de fin de semana para el caso de apertura de 24h., si es en la misma farmacia elaboradora o farmacia dispensadora a terceros.
En cualquiera de los casos el farmacéutico planificador de todos estos acontecimientos tendrá que prever todas las variantes posibles para asegurarse de que la información que reciba el paciente, o persona encargada de su recogida, le llega adecuadamente para su perfecta comprensión. Si es farmacia a terceros dependeremos de otro equipo de profesionales donde nuestro ámbito de actuación disminuye en un principio, por lo que habrá que pactar previamente, con el titular dispensador, todos estos condicionantes y variables.
Conclusiones
Como máximo, y como caso más complejo, cinco posibles fechas diferentes de actuación y cuatro posibles profesionales farmacéuticos, en sus diferentes pasos de ejecución, hacen indispensable el registro de todo ello por el método más apropiado. Indispensable y necesario. Prescindir de ello será irse al borde permanente del fallo y de la incompetencia.
Relatar todos estos acontecimientos podrá parecer largo e imposible de materializar. Afortunadamente suele ser más complejo explicar que hacerlo, sobre todo cuando hay un método y protocolo establecido. También afortunadamente disponemos de herramientas informáticas cada día más potentes que nos pueden simplificar mucho estos pasos intermedios y donde, aportando datos, nos pueden devolver con el tiempo información cruzada valiosísima, como es la utilización de hojas Excell, disponibles en cualquier pantalla de nuestra farmacia.
Por descontado que en las farmacias más pequeñas el personal que atienda todos y cada uno de estos cuatro grandes bloques será menor, llegando, incluso, a ser la misma persona, pero no por ello dejaremos de tener fija la idea de estos cuatro niveles o tiempos de actuación.
Qué lejos queda nuestra elaboración de fórmulas hace muchos años, en donde una simple transcripción de la receta al libro recetario era suficiente. Hoy en día eso ya es imposible si queremos mantener los estándares de calidad exigidos por ley y por nuestra propia conciencia profesional.
Por ello todo pasa actualmente por dejar por escrito todos los pasos intermedios, y que la transmisión de la información entre los actores que pueden conformar la elaboración del medicamento, se haga sin fisuras y con las máximas garantías. •
Rafael Puerto Cano
Presidente de AEFF
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